Bytte vaktmester i borettslag: oppsigelse, overlevering og sjekkliste

Kort svar: Å bytte vaktmester er styrets beslutning i de aller fleste tilfeller, men det er avtalen – ikke loven – som bestemmer oppsigelsestiden. Les avtalen først, si opp skriftlig, hent inn sammenlignbare tilbud før dere sier opp, og planlegg overleveringen av nøkler, adgang og HMS-dokumentasjon. Gjør dere det i riktig rekkefølge, får dere ikke et hull i driften.

Når er det grunn til å bytte?

De fleste styrer bytter ikke fordi prisen er for høy, men fordi noe annet ikke fungerer. Går flere av punktene under igjen over tid, er det sjelden en engangshendelse:

• Oppgaver blir utført, men ingen får beskjed – styret må selv sjekke om noe er gjort.
• Kontaktpersonen skiftes ofte, og kunnskapen om bygget forsvinner med den forrige.
• Avvik og skader meldes ikke videre før de blir dyre.
• Timer og tillegg dukker opp på faktura uten at de var avtalt.
• Vinterberedskapen svikter når det virkelig snør, ikke ellers.
• HMS-dokumentasjonen er ikke oppdatert, og styret oppdager det først ved tilsyn.

Et bytte tar tid og koster oppmerksomhet. Er problemet enkeltstående, er et strukturert møte med dagens leverandør ofte raskere enn en anbudsrunde. Er mønsteret vedvarende, er bytte som regel riktig.

Hvem bestemmer – styret eller årsmøtet?

I borettslag skal styret lede virksomheten i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlingen, og kan ta alle avgjørelser som ikke er lagt til andre organer (borettslagsloven § 8-8). I sameier skal styret sørge for vedlikehold og drift av eiendommen og ellers forvaltningen av sameiets anliggender (eierseksjonsloven § 57), og tar alle beslutninger som ikke er lagt til andre organer (§ 58).

Å skifte leverandør av løpende drift er normalt vanlig forvaltning, og dermed styrets bord. Grensen kommer inn i borettslagsloven § 8-9 nr. 6: tiltak som går ut over vanlig forvaltning krever samtykke fra generalforsamlingen med minst to tredjedels flertall når tiltaket fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for laget på mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene.

Praktisk konsekvens: en ny driftsavtale på samme nivå som den gamle er styrets beslutning. Skal dere samtidig utvide vesentlig – for eksempel legge til full vinterberedskap, forvaltning og et større vedlikeholdsprogram – bør styret regne på beløpet opp mot felleskostnadene før det signeres, og eventuelt forankre saken på generalforsamlingen. Sjekk også vedtektene: mange lag har egne bestemmelser om beløpsgrenser.

Les avtalen før dere gjør noe annet

Det finnes ingen lovbestemt oppsigelsestid for vaktmestertjenester. Den står i avtalen. En vanlig misforståelse er at borettslagsloven § 8-10 gir seks måneders oppsigelse – men den bestemmelsen gjelder avtale om forretningsførsel, altså forretningsføreren, ikke drifts- eller vaktmesteravtalen.

Finn fram avtalen og noter fire ting:

1. Oppsigelsestid – hvor mange måneder, og løper de fra dato eller fra månedsskifte?
2. Bindingstid og fornyelse – fornyes avtalen automatisk, og finnes det en frist for å hindre fornyelse?
3. Formkrav – krever avtalen skriftlig oppsigelse til en bestemt adresse eller kontaktperson?
4. Hva som skjer ved opphør – hvem eier dokumentasjonen, hvem henter utstyr, hvordan leveres nøkler tilbake?

Finner dere ikke avtalen, be leverandøren om kopi skriftlig. Det er også et svar i seg selv hvis den ikke lar seg oppdrive.

Riktig rekkefølge: tilbud først, oppsigelse etterpå

Den vanligste feilen er å si opp før man vet hva alternativet koster og når det kan starte. Da må styret enten forlenge med dagens leverandør på deres vilkår, eller stå uten drift i en periode. Gjør det motsatt:

1. Kartlegg hva dere faktisk kjøper i dag – oppgaver, frekvens, timer, tillegg og beredskap.
2. Skriv en kort kravspesifikasjon basert på det, ikke på leverandørens gamle tilbudstekst.
3. Hent inn to–tre tilbud på samme spesifikasjon, slik at de kan sammenlignes linje for linje.
4. Avklar oppstartsdato med den nye leverandøren.
5. Send oppsigelsen når oppstartsdatoen er bekreftet, og beregn oppsigelsestiden baklengs derfra.

Skal dere skrive kravspesifikasjonen, er en gjennomgang av hva som normalt inngår et godt utgangspunkt – se vaktmestertjenester for en oversikt over oppgavene som vanligvis ligger i en driftsavtale.

Slik skriver dere oppsigelsen

Hold den kort og etterprøvbar. En oppsigelse trenger ikke begrunnelse med mindre avtalen krever det.

• Navn på oppdragsgiver (laget eller sameiet) og avtalens dato eller referanse.
• Klar setning om at avtalen sies opp, og fra hvilken dato den opphører.
• Henvisning til oppsigelsesbestemmelsen i avtalen.
• Forslag til dato for overleveringsmøte og tilbakelevering av nøkler.
• Send den skriftlig, og be om skriftlig bekreftelse på mottak. Arkiver begge deler i styreperm eller styreportal.

Overleveringen: det som faktisk går galt

Selve byttet går sjelden galt på grunn av oppsigelsen. Det går galt fordi ingen har avtalt hva som skal overleveres. Sett opp en liste og en dato:

• Nøkler, systemnøkler og adgangskort – antall, hvilke dører, og hvem som kvitterer.
• Koder og adgang til port, garasje, søppelrom, tekniske rom og eventuelle apper.
• HMS- og internkontrolldokumentasjon – runderapporter, avviksliste, kontrollrapporter for brannvarsling, slokkeutstyr og el-anlegg.
• Serviceavtaler på heis, ventilasjon, porter og fyringsanlegg, med kontaktpersoner og forfallsdatoer.
• Historikk – hva er skiftet, hva er kjent svakt, hvilke skader er meldt.
• Utstyr og forbruksmateriell som står i laget: maskiner, strøkasser, verktøy, hvem eier hva.

Internkontrollforskriften § 6 andre ledd er verdt å kjenne til her: når dere som oppdragsgiver engasjerer en oppdragstaker til å utføre oppgaver på deres eget område, skal oppdragstakers internkontroll så vidt mulig legges til grunn for aktivitetene som omfattes av oppdraget. Dere skal informere om fellesregler og påse at mangler blir korrigert eller nødvendige tilpasninger gjort. Be derfor den nye leverandøren om å beskrive sin internkontroll før oppstart, ikke etterpå. Vi har skrevet mer om dette i artikkelen om internkontroll i borettslag og sameie.

De første 30 dagene med ny leverandør

• Gå en felles befaring med den nye kontaktpersonen, og skriv ned det som skal utbedres først.
• Avtal fast rapporteringsform: hva rapporteres, hvor ofte, og til hvem i styret.
• Informer beboerne om hvem som er ny leverandør og hvordan feil meldes.
• Sett et evalueringspunkt etter tre måneder, mens erfaringene fortsatt er ferske.

Ofte stilte spørsmål

Vurderer styret å bytte?

Gårdreform har driftet bygårder, borettslag og sameier i Oslo i over 50 år, og er del av PHM Group. Vi tar befaring, foreslår en avtale tilpasset bygget og overtar dokumentasjonen fra forrige leverandør – med én fast kontaktperson. Se vaktmestertjenester, vaktmester i Oslo sentrum eller forvaltning.

Artikkelen gir generell informasjon om regelverket per august 2026 og er ikke juridisk rådgivning. Se borettslagsloven og eierseksjonsloven for fullstendig ordlyd, og kontakt juridisk rådgiver i konkrete saker.